Organizacja chcąca zarejestrować się w programie EMAS musi odpowiednio zaplanować kolejne działania. Harmonogram w dużej mierze zależy od aktualnego stopnia wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001.
W większości przypadków proces ten przebiega według następujących etapów:
-
wdrożenie lub weryfikacja istniejącego systemu zarządzania środowiskowego,
-
przeprowadzenie lub aktualizacja przeglądu środowiskowego,
-
przeprowadzenie auditu środowiskowego,
-
ustanowienie komunikacji z opinią publiczną, opracowanie i opublikowanie deklaracji środowiskowej,
-
przeprowadzenie weryfikacji wdrożonych rozwiązań,
-
złożenie wniosku o rejestrację w programie EMAS.
System zarządzania środowiskowego
Standardem, określającym wymogi systemu zarządzania środowiskowego, zaadoptowanym przez EMAS jest norma ISO 14001. Wdrażanie systemu przebiega więc podobnie jak w przypadku normy. Rozporządzenie EMAS kładzie jednak większy nacisk na zagadnienia związane z aspektami środowiskowymi, auditami i komunikacją zewnętrzną (deklaracja środowiskowa).
Zasady funkcjonowania EMAS i jego kryteria określa Rozporządzenie nr 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej umożliwiające dobrowolne uczestnictwo organizacji w programie eko-zarządzania i auditów Wspólnoty.
W Polsce instytucje właściwe do wykonania zadań wynikających z tych przepisów określa Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i auditu EMAS (Dz.U.04.70.631).
Przegląd środowiskowy
Pierwszym etapem przygotowania do rejestracji jest przeprowadzenie przeglądu środowiskowego. Celem przeglądu jest identyfikacja słabych i mocnych stron organizacji w zakresie ochrony środowiska. Umożliwi to odpowiednie zaplanowanie i wdrożenie właściwych rozwiązań systemowych przy budowie systemu. Przegląd powinien obejmować:
-
wymogi legislacyjne, regulacyjne i inne do których musi stosować się organizacja,
-
identyfikację wszystkich aspektów środowiskowych o istotnym wpływie na środowisko,
-
opis istotności wpływu środowiskowego,
-
badanie funkcjonowania procedur i działań systemu,
-
ocenę efektu badania wcześniejszych incydentów (awarie, wycieki).
Przegląd powinien przede wszystkim wykazać czy organizacja jest w stanie kontrolować wszystkie aspekty środowiskowe, które prowadzą do znaczących, bezpośrednich wpływów na środowisko.
Audity środowiskowe
EMAS zaleca aby auditowi poddane były wszystkie działania organizacji, które mogą mieć wpływ na środowisko bądź na funkcjonowanie systemu.
Celem wykonywanych auditów jest określenie, czy system funkcjonuje zgodnie z wymaganiami normy, jest zgodny z planami i polityką firmy, realizuje założone działania środowiskowe oraz czy jest właściwie wdrożony i utrzymywany.
Następstwem każdego cyklu auditów powinno być przygotowanie i wprowadzenie planu działań korygujących.
Zgodność z prawem
Przedsiębiorstwo wdrażające Program Eko-Zarządzania i Auditowania musi znać i przestrzegać wymogi stawiane przez prawo ochrony środowiska. EMAS rygorystycznie podchodzi do tematu prawa, organizacje nie spełniające przepisów będą skreślane z listy firm biorących udział w programie.
Komunikacja zewnętrzna
Kolejnym wymogiem stawianych przez EMAS jest utrzymywanie stałej komunikacji ze społeczeństwem. Informacje o poziomie oddziaływań i uzyskiwanych efektach ekologicznych, poparte danymi liczbowymi przedstawiane są w formie raportu zwanego deklaracją środowiskową.
Weryfikacja
Organizacja poddaje się procesowi weryfikacji aby udowodnić, że spełnia wszystkie wymogi Rozporządzenie w sprawie EMAS. Weryfikator sprawdza techniczne aspekty przeprowadzonego przeglądu środowiskowego oraz potwierdza, czy zostały uwzględnione wszystkie wpływy na środowisko. Ocenie poddana zostaje również rzetelność auditów, działań korygujących oraz skuteczność wdrożonych
